Une entreprise peut accorder des prêts à ses salariés qui contrairement à une avance sur salaire doivent être remboursés. Cette possibilité est encadrée par un certain formalisme.
Exceptionnel et justifié par un motif social. Ce sont les deux motifs qui permettent à un employeur de proposer à son ou ses salariés un prêt financier. En effet la règle générale veut que les établissements bancaires aient le monopole des prêts d’argent.
Formalisme du prêt aux salariés
Pour effectuer cette dérogation au monopole bancaire, il est nécessaire de respecter un certain formalisme. Un contrat écrit en deux exemplaires doit être établi si le montant du prêt dépasse 1500 euros et/ou si le taux d’intérêt est différent (à la hausse ou à la baisse) du taux légal en vigueur (articles 1341 et 1907 du code civil).
Dans ce contrat les mentions légales suivantes seront précisées :
- Le montant du prêt
- Le taux d’intérêt du prêt
- Le montant des échéances
- Les dates de paiements (type tableau d’amortissement)
- Une clause expliquant les modalités de remboursement en cas de rupture du contrat de travail
Déclarations fiscales et sociales
Le prêt doit être déclaré au fisc par le salarié dès que son montant dépasse la somme de 760 euros. En revanche si plusieurs prêts successifs atteignent cette somme c’est à l’entrprise de les déclarer.
La déclaration doit être effectuée avant le 15 février de l’année qui suit celle durant laquelle le prêt a été accordé. Elle doit être réalisée en utilisant l’imprimé fiscal n° 2062 ou par l’imprimé n°2561 lorsque le prêt est consenti avec des intérêts.
Le prêt remboursable en totalité est normalement exonéré de charges sociales. Cependant l’Urssaf assimile le prêt gratuit à une avance sur salaire qui doit être réintégré dans l’assiette des cotisations.
Pour l’administration fiscale un prêt sans intérêts ou à taux réduit s’assimile à une avance sur salaire ou à un complément de salaire et doit donc être imposable.
Comptabilisation de l’octroi du prêt au salarié
Au déblocage du prêt au profit du salarié les écritures suivantes doivent être effectuées :
- Débit du compte 2743 « Prêts au personnel »,
- Crédit du compte 512 « Banque ».
Comptabilisation des remboursements
À chacune des échéances de remboursement par le salarié :
- Débit du compte 512 « Banque » du montant total de l’échéance (capital et intérêts inclus),
- Crédit :
- compte 2743 « Prêt au personnel » pour la fraction du remboursement correspondant à l’amortissement du capital,
- compte 7626 « Revenus des prêts » pour le montant des intérêts financiers.
Comptabilisation des intérêts courus non échus
Lors des travaux d’inventaire (clôture des comptes annuels), les « intérêts courus non échus (acquis comptabilisés dans l’exercice suivant) sont comptabilisés sur les lignes suivantes :
- Débit du compte 27684 « Intérêts courus sur prêts »,
- Crédit du compte 7626 « Revenus des prêts ».
Chefs d’entreprises, n’hésitez pas à faire appel à un expert comptable pour vous guider si vous désirez accorder des prêts à vos salariés.